Typowy amerykański pracownik biurowy wykonuje około 90 minut efektywnej pracy dziennie.

Resztę każdego dnia pracy w dużej mierze poświęca rozrywce, takiej jak czytanie wiadomości, surfowanie po Internecie, spotkania towarzyskie ze współpracownikami, przekąski, robienie przerw kawowych, przeglądanie dokumentów, przetwarzanie nieistotnych wiadomości e-mail, niepotrzebne taktyki odwlekania, granie w gry i śnienie na jawie.

Co więcej, amerykańscy pracownicy biurowi należą do najbardziej produktywnych na świecie. W wielu innych krajach każdego dnia wykonuje się coraz mniej pracy.

Ta statystyka niewiele się zmieniła od dziesięcioleci, pomimo ogromnych inwestycji wielu firm w zarządzanie czasem i szkolenia w zakresie wydajności. Mamy więcej technologii, które pomagają nam w produktywności, zwiększać motywację do pracy, ale mamy też więcej do odwrócenia uwagi. 

Ogólny problem polega na tym, że nadal stosujemy model wieku przemysłowego do produktywności pracowników intelektualnych. Warto zwracać uwagę na przepracowane godziny, jeśli wydajność produkcyjna na każdą godzinę jest mniej więcej taka sama. Może to dotyczyć pracy powtarzalnej, ale nie dotyczy to w dużej mierze pracowników intelektualnych.

Dla pracownika intelektualnych, jaka jest różnica między godziną szczytowej wydajności a godziną niskiej produktywności? Ta godzina szczytu może być 10-krotnie bardziej produktywna pod względem motywacji, ilości wykonanej pracy i uzyskanych wyników.

Jaki sens ma spędzanie więcej czasu w biurze, jeśli zwykle pracujesz z mniej niż 20% wydajności? Dlaczego by po prostu nie wykonać 90 minut prawdziwej pracy, a następnie wrócić do domu na cały dzień?

Co jeśli możesz ukończyć cały dzień pracy w zaledwie 90 minut? Jak wyglądałby ten 90-minutowy okres?

Runda skupienia

Oto kilka zaleceń dotyczących bardzo produktywnego okresu 90 minut (nazwijmy to rundą skupienia):

1. Wybierz jeden temat – Zamiast wykonywać losowe działania, wybierz jeden jasny temat dla rundy. To pozwala mózgowi załadować się w pojedynczym kontekście i trzymać się go, co czyni cię bardziej wydajnym. Twoim motywem może być projekt, nad którym pracujesz, rodzaj pracy, np. Zaległości w korespondencji lub cokolwiek, co pozwala mózgowi załadować się w jednym, jasnym kontekście i pozostać przy nim.

2. Zdefiniuj linię mety – Zobacz rundę skupienia jako szybki skok do linii mety. Ale gdzie jest linia mety? Jak ona wygląda? Wyznaczenie jasnego celu w odległości 90 minut pomoże Ci się skoncentrować. Nie martw się, jeśli za każdym razem nie przekroczysz linii mety; jest ona po to, aby pomóc ci się skoncentrować, więc celuj, ale zaakceptuj to, że czasami będziesz tęsknił. Kilka przykładów: Napisz i opublikuj nowy wpis na blogu. Ogarniaj pocztę w mojej skrzynce odbiorczej, aż będzie całkowicie puste. Zaplanuj i zapisz w kalendarzu wszystkie moje okresy skupienia na nadchodzący tydzień.

3. Wymień kroki działań – wymień konkretne działania, które będziesz wykonywać podczas tej rundy. W przypadku niektórych rund skupienia jest to naprawdę pomocne. Dla innych może nie być konieczne, jeśli kroki są już jasne. Nie wymieniałbym kroków, które należy wykonać, aby napisać nowy artykuł, ponieważ proces ten jest mi bardzo znany, ale wymieniłbym “burzę mózgów” i kroki do nieznanego nowego projektu, aby ułatwić rozpoczęcie pracy i zwiększyć motywację do pracy. Kilka przykładów: Najpierw usuń cały oczywisty spam i bałagan z mojej skrzynki odbiorczej. Następnie szybko przetwarzaj wszystkie wiadomości, które mogę obsłużyć w mniej niż dwie minuty. Następnie posortuj i posegreguj dłuższe wiadomości w celu odpowiedzi. Odpowiadaj na moje najważniejsze dłuższe wiadomości, aż dojdę do punktu 90-minutowego. Uświadom sobie, że nie warto marnować czasu na odpowiadanie na wszystkie maile i po prostu zarchiwizuj je, aby opróżnić skrzynkę odbiorczą.

4. Zapewnij zero dystrakcji – Zrób wszystko, aby nie doszło do żadnych zakłóceń podczas rundy skupienia. W razie potrzeby powiadom z wyprzedzeniem, że nie będziesz dostępny przez następne 90 minut; możesz dać im znać, że będziesz dostępny po tym czasie. Zamknij drzwi, jeśli możesz. Jeśli nie możesz zagwarantować, że nikt Ci nie przeszkodzi to w obecnym środowisku pracy, zrób rundę skupienia w innym miejscu. Będziesz o wiele bardziej produktywny, a twoja uwaga będzie głębsza, jeśli będziesz mieć pewność, że nikt Ci nie będzie przerywał.

5. Pracuj szybko – Myśl szybko. Poruszaj się szybko. Działaj szybko. Jeśli złapiesz się na byciu powolnym, przyśpiesz! Wyobraź sobie, że bierzesz udział w wyścigu i musisz utrzymywać mocne tempo przez pełne 90 minut. Potem możesz odpocząć. Z praktyką staje się to łatwiejsze i nabywasz nowych umiejętności jak się motywować.

6. Unikaj rozproszenia uwagi – podczas rundy skupienia musisz wykonać wcześniej zdefiniowaną pracę i nic więcej. Trzymaj telefon komórkowy wyłączony. Wyłącz powiadomienia, które mogą Ci przeszkadzać. Wyłącz dostęp do Internetu, jeśli nie będziesz go potrzebować podczas tego okresu. Nie sprawdzaj wiadomości e-mail w tym czasie. Nie rób przerwy na kawę lub przekąski. Korzystaj z łazienki w tym czasie tylko wtedy, gdy musisz.

Myślę, że masz teraz wiesz o co chodzi.

Unikaj szarej strefy i rób prawdziwe przerwy.

Motywowanie pracowników do wyzwania. Wiele osób spędza swoje dni robocze w maratonie w szarej strefie. Dlatego zajmuje im 7-8 godzin, aby wykonać 90 minut pracy. Pracują powoli i nieefektywnie. Ich czas pracy jest zaśmiecony rozproszeniami i przerwami. Zaczynają późno i kończą wcześnie. Przez większość czasu pracują tylko w połowie.

Zamiast codziennie robić maraton w szarej strefie, przełączaj się między pracą a przerwami. Będzie to znacznie bardziej wydajne, nawet jeśli pracujesz tylko o połowę mniej lub krócej.

Nie przechodź od razu do jednej rundy skupienia bezpośrednio w inną. Po ukończeniu jednej rundy celebruj swoje osiągnięcie. Następnie oceń, gdzie jesteś. Dostrój swoją energię i zobacz, jak się czujesz.

Jeśli nadal czujesz się czujny i naładowany energią, być może potrzebujesz tylko krótkiej przerwy. Rozciągnij się przez 5-10 minut, idź do łazienki i napij się soku ze świeżych owoców. Następnie możesz zanurzyć się bezpośrednio w inną rundę skupienia.

Jeśli czujesz się zmęczony, dobrze jest coś zjeść i / lub zdrzemnąć się.

Jeśli masz ochotę zrobić coś fizycznego, idź na spacer lub zrób sobie przerwę na ćwiczenia.

/Jeśli czujesz, że możesz skorzystać z regeneracji emocjonalnej, możesz medytować, pogawędzić, zrobię ćwiczenia z aplikacji motywacyjnej MOTIFLOW lub poczytać inspirujący materiał: Wybitne Udoskonalanie Umysłu lub też Torowanie Umysłu.

Jak długie powinny być twoje przerwy? Zrób je tak długie, jak to konieczne, aż będziesz gotowy na kolejną rundę skoncentrowanej pracy. Czasami możesz potrzebować tylko kilku minut. Innym razem warto wziąć kilka godzin wolnego, zwłaszcza jeśli poprzednia runda był szczególnie wyczerpujący. Pomiędzy rundami ostrości staraj się odświeżyć i odnawiać energię, dopóki nie będziesz gotowy do obsługi kolejnego rundy ostrości.

Staraj się nie obciążać swoich przerw zadaniami związanymi z szarą strefą, np. Pocztą e-mail, ponieważ może cię to wyczerpać. Polecam grupowanie małych zadań w ich własnej rundzie fokusowej (w tym e-mail). Ale jeśli jest to tylko krótka minutowa weryfikacja wiadomości e-mail, to prawdopodobnie nic się nie stanie, ale nigdy nie sprawdzaj wiadomości e-mail podczas rundy, chyba że jest to krytyczne dla jej ukończenia.

Uświadom sobie, że jeśli ukończysz tylko jeden blok tematyczny w ciągu dnia, wykonałeś tyle samo prawdziwej pracy, co typowy amerykański pracownik biurowy w ciągu pełnego ośmiogodzinnego dnia. A jeśli ukończysz tylko dwa bloki, będziesz dwa razy wydajniejszy niż większość. W bardzo produktywny dzień możesz ukończyć pięć lub sześć bloków, co jest jak praca na cały tydzień w ciągu jednego dnia.

Wykonaj tydzień pracy w ciągu jednego dnia

Pewien mój przyjaciel, podczas jednego z najbardziej produktywnych okresów w moim życiu, kiedy zajmował się programowaniem, zwykle pracował od godziny 9 rano do południa, robił godzinną przerwę na lunch, a następnie pracował do godziny 13:00 do 17:00 lub 18:00. Ale ja podzieliłbym tę pracę na krótsze rundy skupienia głębokiej koncentracji.

Gdybym pracował jako programista, tak bym podszedł do zarządzania czasu:

Na początku każdego dnia określałem kolejny kamień milowy, który chciałbym osiągnąć, na przykład krótką listę nowych funkcji do dodania. Następnie w dzienniku roboczym zrobiłbym krótką listę czynności (np. w małym notatniku). Czasami nie zawracałbym sobie głowy listą kroków, jeśli wydawałaby się ona oczywista. Następnie zaprogramowałbym pozycje na liście. Na koniec skompilował oprogramowanie, przetestował program, naprawił błędy i poprawił implementację, aż będę zadowolony. Osiągnięcie typowego kamienia milowego zajęłoby mi około 45–90 minut.

Kiedy skończyłbym taką rundę, poczułbym miłe poczucie spełnienia. Może zrobiłbym krótką przerwę. Potem stworzyłbym nową listę i powtórzył cały proces.

Rano ukończyłbym kilka z tych cykli, np. trzy. Po południu zrobiłbym jeszcze kilka. W tym czasie moje projekty postępowałyby bardzo szybko. Codziennie dodawałbym wiele nowych funkcji. Mógłbym mieć prototyp czegoś zupełnie nowego w zaledwie kilka dni. Dzięki nowym, lepszym narzędziom programistycznym praca może postępować jeszcze szybciej.

Podczas lunchu każdego dnia zrobiłbym sobie całkowitą przerwę, aby przywrócić moją energię mentalną. Rzadko chodziłbym na lunch z moimi współpracownikami. Zwykle przynosiłbym ze sobą lunch z workami, albo wychodził z biura, żeby coś zjeść. Pojechałbym do pobliskiego parku, usiadł na trawie, opierając się plecami o drzewo i jedząc samotnie w ciszy. Zapomniał o pracy i po prostu się zrelaksował. Po jedzeniu położyłbym się na trawie i zdrzemnąłem się przez 20 minut, lub wpatrzyłem się w niebo i całkowicie się rozluźnił. Cieszył wiatrem i słuchał ptaków. Obwody mózgu, których potrzebowałem do programowania, dostałyby bardzo dobrą przerwę. Potem wróciłbym do samochodu, wrócił do pracy i zrobił jeszcze kilka rund skupienia przed powrotem następnego dnia.

Testuj, trenuj i eksperymentuj

Jeśli nie jesteś przyzwyczajony do pracy w rytmie naprzemiennych rund ostrości z okresami odpoczynku, może być konieczne ćwiczenie tej metody przez pewien czas, aby się do niej przyzwyczaić. Spodziewam się, że spodoba ci się, gdy spróbujesz tego rodzaju przepływu pracy. Wykonywanie całodniowej pracy w około 90 minut jest nie tylko wydajne; motywuje i energetyzuje.

Cykle trwające około 90 minut zwykle działają dobrze, gdy nabierzesz prędkości. Ale może się okazać, że krótsze cykle, takie jak 45 lub 60 minut, działają dla Ciebie lepiej. Może się również okazać, że różne długości cyklu są bardziej odpowiednie dla różnych rodzajów pracy. Czasami będę pracować przez 2,5 godziny (lub dłużej), jeśli czuję się dobrze, szczególnie podczas tworzeniu do czego czuję dużo motywacji jak np. Nowa funkcja, czy nowy artykuł.

Niektóre osoby lubią mieć zaplanowane rundy skupienia z zaplanowanymi przerwami, więc wszystko ma określony czas trwania. Muszą rozpoczynać i zatrzymywać w określonych godzinach. Istnieją pewne dowody, że pomaga to mózgowi zoptymalizować jego wydajność, jeśli cykle są takie same każdego dnia.

Na przykład, możesz mieć rundy skupienia o 5:30-7:00, 8:00-9:30, 10:30 popołudniu, 13: 00-14:30 i 15:30-17, co da ci pięć 90 -minutowe rundy skupienia z godzinnymi przerwami między nimi. Byłby to bardzo produktywny dzień, w którym zobaczyłbyś, że wykonujesz tyle samo prawdziwej pracy w ciągu jednego dnia, co typowy amerykański pracownik biurowy w ciągu tygodnia, ale pracujesz tylko 7,5 godziny.

Inni ludzie wolą bardziej organiczne podejście, decydując na podstawie poziomu energii, jak długa powinna być każda runda i przerwa. Tak i ja najczęściej pracuję. Podejście do własnych rund skupienia ma związek z osobistym poziomem energii i motywacją do pracy. 

Skromny, ale wciąż bardzo produktywny harmonogram dnia może wymagać posiadania trzech bloków tematycznych dziennie. W ten sposób możesz łatwo wykonać wiele pracy. Wielu najlepszych kreatywnych pracowników pracuje tylko 3-5 godzin dziennie, ale w tym czasie pracuje z dużą koncentracją i zerowymi przerwami.

Nie poddawaj się tendencjom kulturowym, które mogą próbować Cię przekonać, że praca ponad 8 godzin dziennie zwiększa produktywność. Może tak być w przypadku pracy fizycznej i niektórych powtarzalnych zadań, ale nie dotyczy to pracowników intelektualnych i kreatywnych. 

Wiele osób cieszy się niesamowitym przepływem (stanem flow) i osiąga świetne wyniki, pracując przy wysokiej energii, impulsach motywacji i popędzie. Spróbuj tego sam, a już nigdy nie będziesz chciał powrócić do szarej strefy długich, nieproduktywnych dni roboczych.